Giữa việc tương tác với bệnh nhân và hỗ trợ chu kỳ doanh thu của bạn, hệ thống quản lý phòng khám mà bạn chọn đóng một vai trò quan trọng trong sự thành công hay thất bại trong quá trình hoạt động của bạn. Khi lựa chọn phần mềm quản lý phòng khám bạn cần lưu ý một số yếu tố quan trọng:

Chi phí

Chi phí của bất kỳ hệ thống quản lý nào rất dễ thay đổi tùy thuộc vào nhu cầu của bạn, các tính năng bạn chọn và quy mô của cơ sở khám bệnh của bạn. Thường có các chi phí ẩn và các tính năng tùy chọn có thể nhanh chóng làm tăng giá cơ sở.

Nói chung, một phần mềm quản lý phòng khám thống nhất và hệ thống EMR có giá từ 300 USD đến 1.000 USD cho mỗi nhà cung cấp mỗi tháng, không bao gồm bất kỳ phí thiết lập, chi phí triển khai hoặc phí tính năng bổ sung nào. Một số nhà cung cấp bao gồm mọi thứ trong gói đăng ký hàng tháng, trong khi những nhà cung cấp khác cung cấp danh sách với một số tính năng nhất định hoặc các gói định giá theo tầng.

Tham gia cuộc trò chuyện với nhà cung cấp để biết những gì bạn cần và những gì bạn không. Ưu tiên hàng đầu của bạn thông qua quá trình này là có được một danh sách bằng văn bản về các tính năng bạn sẽ nhận được với chi phí chính xác trước khi bạn đồng ý hợp tác với bất kỳ nhà cung cấp nào. Nếu không có xác nhận bằng văn bản, rõ ràng, sẽ rất khó để biết những gì được bao gồm trong giá thông thường và những gì phải trả thêm phí và cuối cùng bạn có thể phải trả một khoản phí bổ sung cho một tính năng mà bạn có thể sống thiếu.

Dễ sử dụng

Việc triển khai một hệ thống mới và thích nghi với nó là điều khó khăn, vì vậy hãy đảm bảo trước rằng những người sẽ sử dụng phần mềm mới cảm thấy thoải mái khi điều hướng nó. Mọi người đều làm việc khác nhau, vì vậy hãy tham khảo ý kiến ​​nhân viên của bạn và đưa họ vào quá trình ra quyết định. Ít nhất họ phải cảm thấy thoải mái vừa phải với hệ thống và lý tưởng nhất là nhà cung cấp sẽ cung cấp cho bạn một đại diện của công ty để hướng dẫn họ thông qua đường cong học tập.

Phần mềm quản lý phòng khám có thể khác nhau về cấu trúc tùy thuộc vào nhà cung cấp, vì vậy, bắt buộc phải biết những gì nhân viên của bạn đang tìm kiếm. Ví dụ: một số hệ thống sử dụng bảng điều khiển trung tâm để sắp xếp các tính năng khác nhau của phần mềm, trong khi những hệ thống khác sử dụng nhiều menu thả xuống và nhiều cửa sổ bật lên. Biết điều gì hiệu quả nhất cho quy trình thực hành của bạn là chìa khóa để chuyển đổi thành công. Lúc đầu, bất kỳ hệ thống mới nào cũng sẽ làm chậm năng suất một chút, nhưng nó sẽ không làm ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình thực hành của bạn.

Trải nghiệm với các chuyên ngành

Bạn cũng sẽ muốn đảm bảo rằng phần mềm y tế bạn chọn được sử dụng rộng rãi trong chuyên ngành của bạn. Có những sắc thái đối với các chuyên khoa khác nhau mà hệ thống y tế nói chung sẽ không phản ánh, vì vậy bạn sẽ cần biết liệu nhà cung cấp có xem xét chuyên môn của bạn khi thiết kế hệ thống hay không. Nếu không, bạn có thể kết thúc với một hệ thống cơ bản không tối ưu cho các chức năng bạn yêu cầu. Ví dụ: nhu cầu của bác sĩ đa khoa khác nhau rất nhiều so với nhu cầu của bác sĩ da liễu.

Để tìm hiểu xem mỗi công ty hoạt động tốt như thế nào trong vấn đề đó, bạn nên liên hệ với các bác sĩ khác mà bạn biết trong lĩnh vực của mình để hỏi xem họ thích phần mềm quản lý hành nghề của họ như thế nào.

Giao diện

Một cân nhắc lớn khác đối với phần mềm quản lý hành nghề của bạn là nó sẽ giao diện tốt như thế nào với hệ thống EMR mà cơ sở của bạn sử dụng, cũng như phần mềm y tế được sử dụng bởi các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe khác mà bệnh nhân của bạn đến thăm. Giao diện là khả năng của hai hệ thống giao tiếp với nhau và chia sẻ dữ liệu có liên quan.

Hai hệ thống có giao diện tốt giúp giảm thời gian bạn và nhân viên nhập và chuyển dữ liệu. Nếu bạn đang lên lịch cho bệnh nhân và ghi lại thông tin nhân khẩu học, dữ liệu đó sẽ tự động được nhập vào hệ thống EHR khi bệnh nhân đến khám. Tương tự như vậy, sau khi bệnh nhân đã được chăm sóc, hệ thống EHR sẽ tự động gửi cho hệ thống quản lý thực hành thông tin thanh toán liên quan dựa trên các dịch vụ được cung cấp. Điều này cũng sẽ áp dụng cho các giao tiếp của bạn với các cơ sở thực hành, bác sĩ chuyên khoa và bệnh viện khác.

Báo cáo và phân tích dữ liệu

Bạn sẽ muốn một hệ thống phần mềm quản lý có thể tạo các báo cáo và phân tích dữ liệu mạnh mẽ, cho bạn biết chính xác vị trí hoạt động của bạn về mặt tài chính. Chỉ quản lý chu kỳ doanh thu của bạn là không đủ để thực hành của bạn duy trì khả thi; các báo cáo và phân tích chi tiết có thể giúp bạn lập dự án và thậm chí cải thiện dòng tiền của mình một cách lâu dài. Ví dụ: bạn sẽ có thể xác định bác sĩ nào làm việc hiệu quả nhất cho quá trình thực hành của bạn hoặc hầu hết bệnh nhân của bạn đến từ vùng lân cận nào.

Bằng cách xác định điều gì hiệu quả và điều gì không, bạn có thể duy trì việc thực hành của mình trên con đường vững chắc dẫn đến thành công và lợi nhuận. Nếu phần mềm y tế của bạn cho phép bạn chia sẻ các báo cáo đó với các thành viên khác trong cơ sở hành nghề của bạn dưới dạng điện tử, thì điều đó còn tốt hơn nữa.

Tập huấn

Ngay cả khi hệ thống cực kỳ dễ sử dụng, sẽ luôn có một đường cong học tập. Ngoài ra, hãy xem xét mức độ khác nhau của năng khiếu kỹ thuật giữa các nhân viên của bạn. Khi nhân viên của bạn đang thích nghi với một phần mềm mới, cho dù phần mềm đó có trực quan đến đâu, họ sẽ cần một số hướng dẫn ngay bây giờ và nhiều lần. Một nhà cung cấp thực sự cam kết sẽ cung cấp đào tạo toàn diện, tại chỗ tại cơ sở của bạn hoặc trực tuyến một đối một.

Điều quan trọng là nhận được bản phân tích bằng văn bản về quy trình đào tạo mà công ty cung cấp và bất kỳ chi phí bổ sung nào cho việc đào tạo nhân viên trong thời gian thực hiện. Với sự đào tạo tốt, nhân viên của bạn sẽ nhanh chóng làm quen và thoải mái với hệ thống quản lý thực hành, và nó sẽ giảm thiểu lượng năng suất bị mất trong quá trình chuyển đổi từ hệ thống trước đây của bạn.

Hỗ trợ từ phía nhà cung cấp

Đối tác nhà cung cấp của bạn sẽ ở đó cho bạn khi có sự cố với phần mềm. Điều không thể tránh khỏi, cũng như với tất cả các hệ thống phức tạp, cuối cùng bạn sẽ gặp sự cố và công ty sẽ sẵn sàng giúp bạn khắc phục mọi sự cố. Hơn nữa, nếu vấn đề phát sinh từ phía nhà cung cấp, bạn cần biết rằng nhà cung cấp sẽ phản hồi và chịu trách nhiệm về lỗi đó.

Trong một số trường hợp, một công ty có thể chỉ định cho thực hành của bạn một liên lạc viên trực tiếp. Đây là một nguồn hữu ích cho bất kỳ thực hành nào, vì cá nhân này sẽ quen thuộc với hệ thống cụ thể của bạn và cách thực hành của bạn hoạt động. Các công ty khác chỉ cần có một trung tâm hỗ trợ kỹ thuật; có thể khó giải quyết vấn đề hơn nếu người thực hiện cuộc gọi không quen với thiết lập nền tảng phần mềm y tế của bạn. Hơn nữa, điều quan trọng là phải biết liệu các dịch vụ hỗ trợ có hoạt động 24/7 hay bạn chỉ có thể liên hệ với bộ phận hỗ trợ kỹ thuật trong giờ làm việc bình thường.

Kết quả chính: Nền tảng phần mềm quản lý phòng khám là những hệ thống rộng lớn nên được lựa chọn dựa trên chi phí, tính dễ sử dụng, tính năng, tích hợp và giao diện, khả năng báo cáo và hỗ trợ khách hàng sẵn có.